Zaščita vaših osebnih podatkov je za nas zelo pomembna. Zato vaše osebne podatke obdelujemo izključno na podlagi zakonskih določb, med drugim upoštevamo tudi Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba GDPR). Z izjavo o varstvu podatkov vas želimo obvestiti o obdelavi vaših podatkov v našem podjetju ter o vaših pravicah v zvezi z varstvom podatkov.
KDO JE ODGOVOREN ZA OBDELAVO PODATKOV IN NA KOGA SE LAHKO OBRNETE
Odgovorna oseba za obdelavo vaših osebnih podatkov je podjetje Pan Jan d.o.o. in vse z njo kapitalsko, lastniško in upravljavsko povezana podjetja (v nadaljevanju: podjetje).
Podjetje: Pan Jan d.o.o.
Naslov podjetja: Obrtniška ulica 33, 8210 Trebnje
Spletni naslov: www.panjan.si
Tel./faks: 07/3460700
E-naslov: info@panjan.si
Kateri podatki se obdelujejo in iz katerih virov izhajajo?
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov: Mag. Bojan Rajer (bojan.rajer@pduc.si)
Podjetje je upravljavec osebnih podatkov in zbira, hrani in obdeluje vaše osebne podatke le za namen, zaradi katerega so bili z vaše strani posredovani, pri čemer upošteva načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, določena v 5. čl. GDPR. Podjetje v okviru svoje registrirane dejavnosti in danih javnih pooblastil pridobiva vaše osebne podatke tudi iz evidenc osebnih podatkov drugih upravljavcev. Z vašimi osebnimi podatki upravljamo z največjo skrbnostjo, upoštevajoč veljavno področno zakonodajo in zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov. Za varnost vaših osebnih podatkov med drugim skrbimo z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki ter zunanjimi strokovnjaki z namenom večje zaščite vaših osebnih podatkov. Pri tem uporabljamo ustrezno stopnjo zaščite in razumne fizične, elektronske in administrativne ukrepe, s katerimi zbrane podatke varujemo pred nenamernim ali nezakonskim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov ali pred nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov, ki so bili preneseni, shranjeni ali drugače obdelani.
Če ste uporabnik storitev ali naročnik storitev, ki jih nudi podjetje, o vas zbiramo osebne podatke, ki jih potrebujemo za izvajanje storitev, ki ste jih naročili oz. ki jih uporabljate.
Družba zbira osnove podatke za komuniciranje: ime in priimek, poštni naslov stalnega bivališča, Enaslov, telefonska številka.
Družba v okviru opravljanja svoje dejavnosti med osebne podatke strank uvršča tudi naslednje podatke:
1. Podatke o vozilu:
– registrska številka ter
– številka šasije
– ostali podatki o vozilu se štejejo med tehnične podatke pridobljene iz tovarniških katalogov in servisne dejavnosti.
2. Podatki o posameznikih za sklepanje in izvajanje zavarovanih pogodb po ZZavar-1:
– številka osebnega dokumenta zavarovalca oziroma zavarovanca, v primeru zdravstvenega zavarovanja pa tudi številka kartice zdravstvenega zavarovanja zavarovanca,
– ime zavarovalnice, številka police, trajanje zavarovanja in zavarovalno kritje,
-podatki, ki se nanašajo na predmet zavarovanja,
– oseno ime, spol, datum in kraj rojstva, stalno in začasno prebivališče, davčna številka in državljanstvo v škodnem dogodku udeleženih oseb, prič in upravičencev do odškodnine oziroma zavarovalnine.
– oznaka škodnega spisa, datum vložitve zahtevka in izplačila odškodnine oziroma zavarovalnine,
-vrsta, kraj, čas in opis zavarovalnega primera,
-opis materialne in nematerialne škode, nastale v zavarovalnem primeru,
– podatki o kaznivih dejanjih in prekrških v zvezi z zavarovalnimi primeri
– osebno ime, spol, datum in kraj rojstva, stalno in začasno prebivališče in davčna številka zavarovanca in oškodovanca
– dohodki zavarovanca in oškodovanca ter zaposlitev,
– upokojitve (redne in invalidske), prekvalifikacije in stopnje invalidnosti zavarovanca in oškodovanca,
– stroški za medicinsko oskrbo, zdravila in medicinske pripomočke zavarovanca in oškodovanca,
– upravičenosti do kritja razlike do polne vrednosti zdravstvenih storitev po zakonu, ki ureja zdravstveno zavarovanje, iz proračunskih sredstev Republike Slovenije,
– podatki o vozniškem dovoljenju,
– historični podatki o zgodovini predmeta zavarovanja.
3. PODATKI O POSAMEZNIKIH PRI PREDSTAVITVI IN PONUDBI KREDITOV TER V POSTOPKIH PRED SKLENITVIJO POGODBE O KREDITU (ZPotK-2):
– zaposlen za določen oz. nedoločen čas ter vrsta zaposlitve
– ostali mesečni prihodki,
– št. osebnega bančnega računa,
– imetništvo kreditnih kartic,
– politična izpostavljenost,
– lastništva v gospodarskih družbah.
4. PODATKI O TAHOGRAFU V POSTOPKU KONTROLE TAHOGRAFOV:
– tovarniška številka tahografa
– identifikacijska št. vozila (VIN)
5. PODATKI O VOZILU V POSTOPKU HOMOLOGACIJE:
– identifikacijska št. vozila (VIN)
Uporabniki spletne strani Pan-Jan d.o.o. se lahko vselej prostovoljno odločite ali boste preko spletnega obrazca stopili v stik z nami in katera morebitna brezplačna interaktivna orodja boste na spletni strani uporabljali. Pri uporabi brezplačnih interaktivnih orodij uporabnikov ni mogoče identificirati. Posamezniki lahko na elektronske naslove, objavljene na naših spletnih straneh, naslovite tudi elektronsko sporočilo. V tem primeru se prostovoljno odločite, katere osebne podatke nam želite zaupati.
Ob vsakem obisku spletnih strani, ki jih upravlja Pan-Jan d.o.o. se na spletnem strežniku avtomatsko shranjuje dnevniška datoteka spletnega strežnika (npr. IP-številka – številka, ki identificira posamezen računalnik oz. drugo napravo na spletu; verzija brskalnika, obiskana podstran, čas in trajanje obiska, stran, s katere je bila zahtevana datoteka, datum in uro zahteve, čas, porabljen na spletni strani, količina prenesenih podatkov, status dostopa – ali je bila datoteka prenesena ali ni bila najdena in podobno).
V sklopu teh namenov spletne strani uporabljajo piškotke, katerih narava je podrobneje predstavljena v Politiki uporabe piškotkov na spletni strani. Ti podatki se obdelujejo z namenom vodenja statistike obiskov na naši spletni strani, za izboljšanje delovanja spletnih strani in za zagotavljanje varnosti informacijskih sistemov.
Pan Jan d.o.o. prek digitalnih socialnih omrežij Facebook, Youtube, Instragram stopa v stik s posamezniki in širšo javnostjo, zaradi česar je pomembno, da se posamezniki seznanijo tudi s pravili teh omrežij oz. z njihovimi politikami zasebnosti ter z nastavitvami zasebnosti.
Kadar dostopate do računa Facebook ali spletnih storitev Pan Jan d.o.o. prek digitalnih socialnih omrežij ali se povežete s storitvijo prek digitalnega socialnega omrežja, lahko podatki o vas vključujejo tudi uporabniško identifikacijo in/ali uporabniško ime, ki je povezano s posameznim digitalnim socialnim omrežjem, vse podatke ali vsebine, za katere dovolite, da jih digitalno socialno omrežje deli z nami, kot je prikazana fotografija, elektronski naslov ali seznam prijateljev, in vse podatke, ki ste jih javno objavili v zvezi s posameznim socialnim omrežjem.
Podrobnejše informacije o namenih in obsegu obdelovanja osebnih podatkov s strani ponudnikov digitalnih vsebin lahko pridobite neposredno pri ponudnikih teh storitev, upravljavcih teh socialnih digitalnih omrežij oziroma neposredno v okviru teh digitalnih socialnih omrežij. Pan Jan d.o.o. ne prevzema nobene odgovornosti za zaščito vaših osebnih podatkov v okviru navedenih socialnih omrežij, spletnih storitev ter vseh njim pripadajočih spletnih mest.
V okviru znanstvenih raziskav lahko poleg zgoraj navedenega obdelamo dodatne osebne podatke za vsako raziskavo ali študijo. Vrsta in obseg osebnih podatkov se lahko v teh primerih razlikujejo; dodatne informacije o tem bodo spremljale zadevno raziskavo ali študijo
Za katere namene in na kakšni pravni podlagi se vaši osebni podatki zbirajo, hranijo in obdelujejo?
- Obdelava na podlagi pogodbe
V okviru izvrševanja pogodbenih pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti, podjetje obdeluje vaše osebne podatke za namene identifikacijo posameznika, pripravo ponudbe, sklenitev pogodbe, pri zagotavljanju storitev, obveščanju o morebitnih spremembah, dodatnih podrobnostih in navodilih za uporabo storitev, za reševanje morebitnih tehničnih težav, ugovorov ali reklamacij, obračunavanje storitev ter za druge namene, potrebne za izvajanje ali sklepanje pogodbenega razmerja med podjetjem in posameznikom.
Pri tem podjetje uporablja lastne evidence osebnih podatkov, kot tudi evidence osebnih podatkov, katerih je so-upravitelj (npr. zavarovalnice, prodajalci vozil,tehnični pregledi idr).
b. Obdelava na podlagi zakonskih obveznosti in izvajanju javne oblasti dodeljene podjetju :
Obdelovanje vaših podatkov je potrebno za izpolnjevanje različnih zakonskih obveznosti, ki jih opredeljuje veljavna zakonodaja in podzakonski predpisi npr. Obligacijski zakonik Republike Slovenije, Zakon o dohodnini, Zakon o preprečevanju pranja denarja in preprečevanju terorizma, Zakon o motornih vozilih, Zakon o delovnem času in obveznih počitkih mobilnih delavcev ter zapisovalni opremi v cestnih prevozih, Zakon o kazenskem postopku itd.
Obdelovanje vaših podatkov je potrebno za pri izvajanju javne oblasti dodeljene podjetju, na področju pregleda in registracije vozil, spremembe lastništva vozil, homologacij vozil in pregledu tahografov.
Obdelava na podlagi zakonitega interesa:
Zaradi ravnovesja interesov lahko obdelavo vaših osebnih podatkov izvedemo za namen varovanja zakonitih interesov nas samih ali tretjih oseb. V vsakem primeru se obdelava podatkov izvaja v naslednjih primerih za varovanje zakonitih interesov:
– ukrepi za poslovno upravljanje in nadaljnji razvoj storitev in produktov;
– vodenje baze podatkov strank za izboljšanje storitev za stranke
– ukrepi za zaščito pred nezakonitim ravnanjem;
– v okviru pravnih postopkov.
To pomeni, da vaše podatke obdelujemo za:
– zagotavljanje, vzdrževanje in izboljšanje naših storitev za potrebe naših strank,
– razvijanje novih storitev, uporabnih za naše stranke,
– razumevanje, kako posamezne stranke uporabljajo naše storitve, da zagotovimo in
– izboljšamo učinkovitost delovanja naših storitev,
– prilagajanje naših storitev, da strankam zagotovimo boljšo uporabniško izkušnjo,
– obveščanje o dogodkih, novostih in ostalih aktivnostih podjetja in njega vsakokratnih
povezanih (odvisnih) družb,
– obveščanje strank o naših tržnih storitvah,
– zagotavljanje oglaševanja, da so lahko nekatere naše storitve na voljo brezplačno našim strankam,
– odkrivanje, preprečevanje ali drugačno obravnavanje prevar, zlorab in varnostnih ali tehničnih težav v naših storitvah,
– zaščita pred kršitvijo pravic ali varnosti naših strank pred morebitno škodo na njihovi lastnini, kot zahteva ali dovoljuje zakonodaja,
– izvajanje raziskav, ki izboljšujejo naše storitve za naše stranke in koristijo javnosti,
– izpolnjevanje obveznosti do naših partnerjev, kot so razvijalci in imetniki pravic,
– uveljavljanje pravnih zahtevkov, vključno s preiskavo morebitnih kršitev veljavnih pogojev storitve.
d. Obdelava na podlagi vašega soglasja:
Vaše soglasje na primer potrebujemo za zagotavljanje prilagojenih storitev, kot so oglasi podjetja in njega vsakokratnih povezanih (odvisnih) družb ter pogodbenih partnerjev. Obveščanje se izvaja prek informacijskih kanalov, ki ste jih je v soglasju izbrali. Obveščanje z uporabo e-poštnega naslova lahko vključuje posredovanje e-poštnega naslova zunanjemu obdelovalcu z namenom prikaza oglasnih sporočil podjetja med brskanjem na spletu.
Vaše soglasje potrebujemo tudi za sodelovanje v anketah, nagradnih igrah, pri čemer bo vsak udeleženec moral, v kolikor se odloči sodelovati v nagradni igri ali anketi, soglašati s splošnimi določili posamezne nagradne igre ali ankete. Vaše soglasje lahko kadarkoli umaknete oziroma spremenite na enak način, kot je bilo soglasje dano ali na drug način, kot ga opredeli podjetje, pri čemer si pridržujemo pravico da predhodno preverimo vašo identiteto. Umik oziroma sprememba soglasja se nanaša le na podatke, ki se obdelujejo na podlagi soglasja in ne na podatke, katerih obdelava se izvaja na podlagi druge zakonite podlage. Veljavno je vaše zadnje podano soglasje. Možnost preklica soglasja ne predstavlja odstopnega upravičenja v poslovnem razmerju posameznika do podjetja. V kolikor ste mladoletni potrebujemo pisno soglasje od staršev, rejnikov ali vašega skrbnika. Takšno soglasje bo veljalo dokler ga eden od staršev, rejnik ali skrbnik oziroma sami, ko skladno z veljavno zakonodajo to pravico pridobite, ne prekličete ali spremenite. Kjer soglasje vključuje neposredno trženje na podlagi vašega profila, lahko podjetje izvaja vaše profiliranje na podlagi naročenih storitev, dejansko izvedenih storitev in drugih podatkov, ki jih je podjetje na podlagi soglasja zbral o vas. Profiliranje lahko ima za posledico ponudbo, oziroma informacijo o ponudbi podjetja, ki je prilagojena vam, vendar za vas v nobenem primeru ne ustvarja pravnih obveznosti. Podatki, za katere je dana vaša privolitev, se v odsotnosti preklica obdelujejo do treh let po prenehanju poslovnega razmerja s podjetjem.
Komu podjetje posreduje moje osebne podatke?
Vaših osebnih podatkov ne razkrivamo družbam, organizacijam ali posameznikom zunaj podjetja, razen v primerih:
1. Osebne podatke bomo posredovali tretjim osebam samo z vašim soglasjem.
2. Osebne podatke damo na voljo svojim povezanim osebam in drugim zaupanja vrednim družbam ali posameznikom (pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov), da jih obdelujejo v našem imenu, po naših navodilih ter skladno z našo izjavo o varstvu osebnih podatkov in vsemi drugimi ustreznimi ukrepi za zagotavljanje zaupnosti in varnosti. Pogodbene obdelovalce osebnih podatkov na primer uporabljamo za pomoč pri podpori našim uporabnikom.
3. Osebne podatke bomo razkrili zunaj podjetja, če v dobri veri verjamemo, da so dostop do takih podatkov, njihova uporaba, hranjenje ali razkritje razumno potrebni za: a. upoštevanje morebitnih veljavnih predpisov, zakonodaje, pravnih postopkov ali izvršljivih aktov državnih organov; b. uveljavljanje veljavnih pogojev storitve, vključno s preiskovanjem morebitnih kršitev; c. odkrivanje, preprečevanje ali drugačno obravnavanje prevar in varnostnih ali tehničnih težav; d. zaščito pred kršitvijo pravic ali varnosti podjetja, njegovih uporabnikov ali javnosti ter pred škodo na njihovi lastnini, kot to zahteva ali dovoli zakonodaja.
Javno in našim pogodbenim partnerjem, kot so izdajatelji, oglaševalci, razvijalci ali imetniki pravic, lahko razkrijemo podatke, ki ne omogočajo osebne prepoznave. Podatke lahko na primer javno objavimo, da prikažemo gibanja na področju splošne uporabe naših storitev. Določenim partnerjem dovolimo tudi zbiranje podatkov iz vašega brskalnika ali naprave za namene oglaševanja in merjenja, in sicer z uporabo njihovih piškotkov ali podobnih tehnologij.
Obdobje hrambe osebnih podatkov
Obdobje hrambe podatkov je določeno glede na kategorijo posameznih podatkov. Podatke hranimo največ toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani ali nadalje obdelani oziroma do poteka zastaralnih rokov za izpolnitev obveznosti ali zakonsko predpisanega roka hrambe.
Obračunski podatki in z njimi povezani kontaktni podatki o posameznikih se lahko za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti hranijo do popolnega plačila storitve oziroma najdlje do poteka zastaralnih rokov v zvezi s posamezno terjatvijo, ki lahko po zakonu znaša od enega do petih let. Računi se hranijo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša v skladu z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost.
Drugi podatki, ki smo jih pridobili na podlagi vašega soglasja, hranimo za čas trajanja poslovnega razmerja in še 3 leta po prenehanju, razen v kolikor zakon določa daljši rok hrambe. V kolikor posameznik, ki je dal soglasje za obdelavo osebnih podatkov, ni vstopil v poslovno razmerje z nami, njegovo soglasje velja 3 leta od njegove podaje oziroma do njegovega preklica.
Za namen preprečitve zlorab oziroma prevar se podatki o zgodovini ugotovljenih zlorab oziroma prevar v povezavi s posameznikom lahko hranijo še pet let po prenehanju poslovnega razmerja (npr. IP-naslov).
Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezno vrsto podatkov ne določa drugače.
Pravice Posameznikov v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov
V skladu z določili Splošne uredbe GDPR, imaš v zvezi z obdelavo tvojih osebnih podatkov naslednje pravice: Pravica vedeti in pravica do dostopa do tvojih osebnih podatkov. Ta pravica ti omogoča vedeti in razumeti, na kakšen način in zakaj se bodo zbirali in obdelovali tvoji osebni podatki, kdo jih bo obdeloval in koliko časa bodo hranjeni. Ti ali tvoj zakoniti zastopnik lahko vložita pisno zahtevo za prejem kopije osebnih podatkov, ki jih vodimo o tebi. Pravica zahtevati popravek katerega koli podatka, ki ga vodimo o tebi. To ti omogoča, da so vsi nepopolni ali netočni podatki, ki jih imamo o tebi, popravljeni, toda preveriti bomo morali točnost novih podatkov, ki nam jih posreduješ.
Pravica zahtevati omejitev obdelave tvojih osebnih podatkov. To ti omogoča, da ustaviš obdelavo svojih osebnih podatkov v naslednjih primerih:
(a) če želiš, da natančno preverimo točnost podatkov;
(b) kadar je naša uporaba podatkov nezakonita;
(c ) kadar moramo tvoje podatke hraniti, tudi če jih
ne zahtevamo več, ker jih potrebuješ za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali
(d)kadar si nasprotoval/-a naši uporabi tvojih podatkov, vendar moramo preveriti, ali imamo prednostne zakonite razloge za njihovo uporabo.
Pravica do zahteve za izbris tvojih osebnih podatkov. Ta omogoča, da nas zaprosiš za izbris ali odstranitev osebnih podatkov, kadar ni več tehtnega razloga za njihovo nadaljnjo obdelavo. Ravno tako imaš pravico, da nas zaprosiš za izbris ali odstranitev osebnih podatkov po uspešno uveljavljeni pravici do ugovarjanja obdelave (glej spodaj), kadar smo morda nezakonito obdelali tvoje podatke ali kadar smo morali tvoje osebne podatke izbrisati za dosego skladnosti s področno zakonodajo.
Upoštevaj, da smo za nekatere namene zakonsko zavezani obdržati tvoje podatke. Pravica do ugovora glede obdelave osebnih podatkov, kadar se zanašamo na zakonite interese (ali interese tretjih strank) in kadar zaradi svojih posebnih okoliščin želiš ugovarjati obdelavi na tej podlagi, saj meniš, da to vpliva na tvoje temeljne pravice in svoboščine. Ravno tako imaš pravico do ugovora pri obdelavi osebnih podatkov za neposredne tržne namene. V nekaterih primerih lahko dokažemo, da imamo utemeljene zakonite razloge za obdelavo tvojih osebnih podatkov, ki prevladajo nad tvojimi pravicami in svoboščinami.
Pravica do zahteve za prenos osebnih podatkov tebi ali tretji osebi. Tebi ali tretji osebi po tvoji izbiri bomo zagotovili tvoje osebne podatke v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki. Upoštevaj, da ta pravica velja samo za avtomatizirane podatke, za katere si nam na začetku podal/-a soglasje za uporabo ali kadar smo podatke uporabili za izvajanje medsebojne pogodbe.
Pravica do umika tvojega soglasja za obdelavo tvojih osebnih podatkov v katerem koli trenutku. To ne vpliva na zakonitost morebitne obdelave, ki smo jo že izvedli na predhodno podanem soglasju. Za dostop do osebnih podatkov ti ne bo treba plačati nadomestila (ali za izvajanje kakršnih koli pravic). Vendar ti lahko razumno nadomestilo zaračunamo, če je tvoja zahteva neutemeljena, se ponavlja ali je pretirana. V takih primerih lahko izpolnitev tvoje zahteve tudi zavrnemo.
Na vse zakonite zahteve poskusimo odgovoriti v enem mesecu. Občasno potrebujemo več kot mesec dni, če je zahteva posebno zapletena ali če oddaš več zahtev. V tem primeru te bomo s tem seznanili in te sproti obveščali.
Poleg tega imaš pravico, da kadar koli podaš pritožbo pristojnemu organu za varstvo podatkov. Preden podaš pritožbo organu za varstvo podatkov, bi želeli imeti priložnost za obravnavo tvojih zadev na prvi stopnji, zato se obrni na nas preko našega obrazca za stik ali neposredno na našega pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov.
Končne določbe
Izjavo o varstvu osebnih podatkov občasno spremenimo. Vaših pravic iz te izjave o varstvu osebnih podatkov ne bomo okrnili brez vašega izrecnega soglasja. Datum objave izjave o varstvu osebnih podatkov je vedno naveden spodaj, ogledate pa si lahko tudi arhivirane različice. Če so spremembe večje, bomo prikazali vidnejše obvestilo (ob nekaterih večjih spremembah vam bomo poslali tudi obvestilo na vaš elektronski naslov).
Za vse, kar ni urejeno v tej izjavi o varstvu osebnih podatkov, se uporablja veljavna zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov.
Trebnje, dne 01.10.2018
Podjetje: Pan Jan d.o.o.